Logo Ürünleri ile e-Fatura Gönderimi

Logo Ürünleri ile e-Fatura Gönderimi

e-fatura için kullanılan Logo uygulamalarında yapılması gereken işlemler şunlardır:  

Firma Tanımında e-Fatura Kullanıcı Bilgilerinin Girilmesi

Firmanın e-fatura sistemini kullanacağı firma tanımı Detaylar penceresinde e-Devlet başlığı altında yer alan e-Fatura Kullanıcısı seçeneği işaretlenerek belirlenir.

Firmanın e-fatura kullanıcısı olarak belirlenmesi halinde, e-faturaların firma ya da işyeri bazında gönderilip alınacağı Kontrol Tipi alanında belirlenir. 

Etiket Mekanizması

Bir fatura kullanıcısı için etiket, Vergi Kimlik Numarası ile birlikte kullanıcının adresini belirtir. Nasıl ki kağıt faturada ev, iş veya değişik illerdeki adresimiz için cadde, sokak, il belirtilir, etiketin de e-fatura sisteminde görevi budur. Etiket bir kullanıcının elektronik olarak adresini VKN ile beraber belirtir.

e-Fatura sisteminde iki adet rol bulunmaktadır. Bu roller Gönderici Birim ve Posta Kutusu'dur. Her bir rol için ayrı bir etiket belirlenmelidir.

Etiket bir adres gibi kullanıldığından fatura gönderecek kurumların faturalarının ulaşması için etiketi mutlaka bilmesi gereklidir. Posta kutuları için son ve güncel kayıtlı kullanıcılar listesi https://merkez.efatura.gov.tr/EFaturaMerkez/userList.jspadresinde yayımlanmaktadır.

e-Fatura uygulaması kapsamında, kullanıcılar firmalara fatura gönderirken birden fazla etiket kullanabilir; sevkiyat hesabına göre ya da cari hesaba göre gönderim yapabilirler. Etiket bilgisi, Cari Hesap Kartı / LogoConnect sekmesinde yer alan Etiket Bilgisi alanında yapılan seçim doğrultusunda geçerli olur; şöyle ki,

Etiket Bilgisi alanında Cari Hesap seçimi yapıldığında, e-fatura gönderiminde ilgili cari hesap kartında bulunan Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi kullanılır.

Sevkiyat Adresi seçimi yapıldığında, kullanıcı ilgili firmaya e-fatura gönderirken sevkiyat adresi kartında yer alan Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi bilgileri kullanılır. Böylece gönderim sevkiyat adresi bazında yapılır.

Cari hesap e-fatura kullanıcısı ise ve Etiket Bilgisi alanında "Sevkiyat Adresi" seçili ise cari hesaba bağlı Sevkiyat Adresi kartında posta kutusu ve gönderici birim etiketi bilgilerinin girilmesi zorunludur.

e-Fatura kaydında seçilen cari hesap e-fatura kullanıcısı ise ve etiket bilgisi "Sevkiyat Adresi" olarak belirlenmişse, fatura Detaylar sekmesinde yer alan Sevkiyat Adresi alanının doldurulması zorunludur. 

Firma Web Adresinin Girilmesi

Sistem İşletmeni'nde "Yönetim / Firmalar" yolu ile açılan Firma Tanımları ekranında "Detaylar" butonu ile açılan pencerede Firma Bilgilerinde firmanın Web adresi girilir.

Bu alan e-fatura için seçimli olan bir alan olduğu için e-faturalarda bu alanın doldurulması zorunlu değildir.

İşyerlerinin e-Fatura Kullanıcısı Olarak Belirlenmesi

Firmanın e-fatura kullanıcısı olarak belirlenmesi halinde, e-faturaların firma ya da işyeri bazında gönderilip alınacağı Kontrol Tipi alanında belirlenir. Eğer Kontrol Tipi alanında "İşyeri Bazında" seçilirse, e-fatura kullanacak olan işyerleri, firmaya ait işyeri tanımlarında Detaylar penceresinde / e-Devlet sekmesinde yer alan "e-Fatura Kullanıcısı" alanı işaretlenerek belirlenir.

e-Fatura Kayıt Numaralama Şablonlarının Tanımlanması

Fatura numarasının GİB' in belirlediği formata uygun üretilebilmesi için kayıt numaralama şablonu sistemde öndeğer olarak tanımlıdır. Sistem İşletmeni program bölümünde Kayıt Numaralama Şablonları seçenekleri asında e-Fatura başlığı ile yer almaktadır.

Bu şablonda Fatura No. için numara uzunluğu 16 hanelidir ve sabit değerler içerir. Numaralama şablonu açıldığında aşağıdakiler öndeğer olarak gelir.

1. Sabit 3 karakter: "GID"
2. Sabit 4 karakter yıl seçimli: YYYY
3. Kalan 9 hane nümerik artan olarak üretilir.

e-Fatura Sistemi İle Çalışan Alıcı Ve Satıcıların Belirlenmesi

Cari Hesap Kartı / LogoConnect sayfasında cari hesabın e-fatura kullanıcısı olduğu e-Fatura Kullanıcısı seçeneği işaretlenerek belirlenir. (Bu seçenek, çalışılan firmanın e-fatura kullanıcısı olması halinde aktif olur.) e-Fatura uygulamasını ne şekilde kullanacağı ise Senaryo başlığı altındaki Temel ya da Ticariseçeneklerinden birisi seçilerek belirlenir.

Cari hesabın e-fatura kullanıcısı olarak belirlenmesi durumunda, e-fatura alım ve gönderimlerinde gerekli olan etiket bilgileri Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi alanlarından doldurulur. Bir fatura kullanıcısı için etiket, Vergi Kimlik Numarası ile birlikte kullanıcının adresini belirtir.

Cari Hesap LogoConnect sekmesindeki Etiket Bilgisi alanında Sevkiyat Adresi seçimi yapıldığında ise, kullanıcı ilgili firmaya e-fatura gönderirken sevkiyat adresi kartında yer alan Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi bilgileri kullanılır. Böylece gönderim sevkiyat adresi bazında yapılır.

e-Fatura Cari Hesap Kontrolü

Cari hesap kartı eklendiğinde kartta girilen vergi kimlik numarasına bakılarak ilgili cari hesabın e-fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol etmek için Cari Hesap Çalışma Bilgileri'nde parametrelerinde yer alan "e-Fatura - Cari Hesap Kontrolü" parametresi kullanılır. Kontrol sonucu ekrana gelen pencerede "Cari Hesapları Güncelle" seçeneği tıklandığında, ilgili cari hesap kartındaki e-fatura bilgileri otomatik olarak güncellenir.
Bu parametre kullanılmadan manuel olarak da e-fatura kontrolü yapılabilir. Bunun için Cari Hesap Kartı F9 menüde yer alan e-Fatura - Cari Hesap Kontrolü ve e-Fatura – Toplu Cari Hesap Kontrolü seçenekleri kullanılır. 

e-Fatura Ek Vergi Kodlarının Girilmesi

e-Fatura sisteminde kullanılacak ek vergi evrensel kodları ek vergi tanımında Evrensel Kodu alanında belirtilir.

Birim Setinde Yer Alan Birimler için Evrensel Kodların Verilmesi

Birim setlerinde yer alan her birim için geçerli olacak evrensel kod, birim tanımındaki Evrensel Kod alanında seçilir.

e-Fatura kullanıcısı olan firmalarda, Birim Seti ve Ek Vergi tanımlanırken, ilgili kartların Evrensel Kod bilgisi girilmeden kaydedilmesine izin verilmez.

Ödeme / Tahsilat Planları için Evrensel Kodların Verilmesi

Ödeme / tahsilat planları için geçerli olacak evrensel kod, tanım penceresinde Evrensel Kodu alanında belirtilir. Burada belirtilen evrensel kod, ödeme planı satırlarında yer alan Evrensel Kod öndeğerini belirler.

Ödeme planı satırı için farklı bir evrensel kod sözkonusu ise satırda yer alan evresel kod alanında belirtilmelidir.

Fatura üzerinde F9 menüsü Ödeme Hareketleri yolu ile ulaşılan Ödeme İşlemleri penceresinde Evrensel Kod kolonu yer alır. Bu alan ön değerini, varsa ödeme / tahsilat planının ilgili satırında seçilmiş olan Evrensel Kod alanından alır.

Ödeme hareketlerinde birleştirme yapılırsa bu alanın değeri faturaya seçilmiş olan ödeme planı satırlarından gelir. Kullanıcı isterse bu alanı değiştirebilir.

Fatura gönderiminde faturanın Ödeme Hareketlerinde "Evrensel Kod" alanı girilmemiş olan satırlar UBL-TR formata eklenmez, yalnızca Evrensel Kod alanı dolu olan satırlar UBL-TR formatına çevrilir ve UBL formattaki faturaya eklenir. 

İndirim Tanımları için Evrensel Kodların Verilmesi

İndirimler için geçerli olacak evrensel kodlar, Satış İndirimi / Satınalma İndirimi tanımlarındaki Evrensel Kod alanında seçilir.

e-Fatura kullanıcısı olan firmalarda, satış ve satınalma indirimi tanımlanırken, ilgili kartların Evrensel Kod bilgisi girilmeden kaydedilmesine izin verilmez.

e-Fatura Uygulaması ile Gelen Fatura Ekleri

e-Fatura uygulaması ile gönderilebilecek fatura türleri Satış Faturası ve Satınalma İade Faturası'dır. Bunun yanında e-Fatura uygulaması ile alınıp sisteme işlenecek fatura türleri Satınalma Faturası ve Satış İade Faturası'dır.

Faturanın e-fatura olduğu fatura üzerinde yer alan Fatura Tipi alanından belirlenir. Cari Hesap alanında e İşyeri alanında seçilen cari hesabın ve işyerinin e-fatura kullanıcı olması durumunda, e-fatura seçeneği otomatik olarak seçili duruma geçer. e-Fatura kullanılmayacaksa Kağıt Fatura seçilir.

e-Fatura Bilgileri

e-Fatura bilgileri, fatura üzerinde F9-sağ fare tuşu menüsündeki e-Fatura Bilgileri seçeneği ile girilir.

e-Fatura uygulaması ile gönderilecek faturanın tipi, e-Fatura Bilgileri penceresinde yer alan e-Fatura Senaryo alanında belirlenir. Senaryo alanı

• Temel Fatura
• Ticari Fatura

seçeneklerini içerir. Cari hesap kartında yapılan seçim faturaya öndeğer olarak aktarılır. Gerekirse değiştirilir.

Fatura bilgileri penceresinde e-Fatura Statüsü alanında yer alan seçenekler kaydedilen fatura tipine göre değişiklik gösterir. Fatura statüsü LogoConnect üzerinden gelen Sistem Yanıtı ve Uygulama Yanıtı kaydedildiğinde bu yanıtlardaki bilgilere göre otomatik güncellenir.

e-Fatura Tipi: e-Fatura türünün belirlendiği alandır. İlgili cari hesap kartında LogoConnect sayfasında belirlenen e-fatura tipi alana öndeğer olarak aktarılır. Şu seçenekleri içerir:

• Standart faturalar için herhangi bir seçim yapılmaz. (Seçiniz)
• Özel Matrah: Özel matrah uygulanan tütün, altın, gümüş, gazete, dergi, belediye şehir yolcu taşımacılığı ve telefon kartı satışları için kesilen faturalar.
• İstisna: İstisna uygulanan faturalar. (İhracat teslimleri ve bu teslimlere ilişkin hizmetler, mal ihracatı, hizmet ihracatı, serbest bölgelerdeki müşteriler için yapılan fason hizmetler vs..)
• Araç Tescil: Araç tescil için kesilen faturalar.
• Tevkifat: Tevkifat uygulanan faturalar.

Aşağıdaki durumlarda e-fatura tipinin “Tevkifat” seçilmesi zorunludur:

• Fatura satırlarında en az bir tane tevkifatlı malzeme seçildiğinde
• Faturadaki malzeme kartında seçilen ek vergi kartında Evrensel Kod 4171 seçildiğinde ve yine faturada seçili ticari işlem grubu kartında “İstisna Ek Vergi Uygulanacak” alanı işaretlendiğinde

İrsaliye Yerine Geçer: Faturanın aynı zamanda irsaliye olarak kullanılması için bu alan işaretlenir.

“Elektronik faturalarda, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da  saat ve dakika olarak gösterilmesi suretiyle elektronik faturanın alınacak kâğıt çıktısı üzerine  "İrsaliye yerine geçer" ifadesinin yazılması ve  yetkili tarafından imzalanması halinde herhangi bir izne gerek bulunmadan irsaliye olarak kullanılması mümkündür. Ancak bu uygulama elektronik faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi durumunda söz konusu olabilecektir” GİB

Fatura Dönemi Bilgileri başlığı altındaki alanlardan dönem kullanılması durumunda geçerli olacak bilgiler kaydedilir.

Dönemin belli bir tarih aralığı olarak belirlenmesi halinde "Başlangıç Tarihi" ve "Bitiş Tarihi" girilir. Bunun dışında dönem, süre olarak belirtiliyorsa süresi ve birimi ilgili alanlarda kaydedilir.

e-Fatura Türündeki Satınalma Faturası - Alınan Hizmet Faturası - Satış İade Faturası için dikkat edilmesi gereken noktalar:

• Öneri / Gerçek durumundaki e-faturalar için, her değişiklik sonucu revizyon kaydı otomatik olarak oluşturulur.
• Öneri / Gerçek durumundaki e-faturalar silinebilir. Fatura silinmek istendiğinde program kullanıcıyı "e-fatura ve bağlı irsaliyeler çıkartılacaktır" mesajı ile uyarır.
• Gerçek durumundaki e-faturalar değiştirilemez.
• Öneri durumundaki e-faturalar değiştirilebilir. Faturada herhangi bir değişiklik yapıldığında, kayıt esnasında program kullanıcıyı "e-fatura üzerinde değişiklik yapıyorsunuz, kayıtlarınız orjinal e- fatura ile farklı olacaktır; devam etmek istiyor musunuz?" mesajı ile uyarır.
• Öneri durumundan Gerçek duruma geçiş yapılırken, herhangi bir revizyon kaydı olması durumunda uyarı verilir.

e-Fatura olarak girilen "Gerçek" durumundaki alım faturalarının değiştirilebilmesi için Satınalma Fatura Çalışma Bilgileri'nde yer alan Gerçek Durumundaki E-Faturalar Değiştirilebilsin parametresinde "Evet" seçiminin yapılmış olması gerekir.

e-Fatura statüsü "Alındı" olan e-faturaların F9 menüsünde "Kabul et" ve "Reddet" seçenekleri yer alır.

"Kabul et" seçeneği ile, faturanın e-fatura statüsü ""Kabul edildi - Yanıt oluşturulmadı" haline getirilir.

"Reddet" seçeneği ile, faturanın e-fatura statüsü "Reddedildi – Yanıt oluşturulmadı" haline getirilir.

e-Fatura Türündeki Toptan Satış Faturası -Verilen Hizmet Faturası - Satınalma İade Faturası için dikkat edilmesi gereken noktalar:

• Öneri durumundaki e-faturalar için, her değişiklik sonucu revizyon kaydı oluşturulmaz.
• Gerçek durumundaki e-faturalar için, her değişiklik sonucu revizyon kaydı otomatik oluşturulur.
• Öneri konumundaki e-fatura silinebilir. Fatura silinmek istendiğinde program kullanıcıyı "…. tarihli …. numaralı e-faturaya bağlı irsaliyeler çıkartılacaktır." ya da "e-fatura çıkartılacaktır." mesajı ile uyarır.
• Gerçek konumdaki e-fatura tutarsal alanları, statüsü sadece "GİB'e iletilecek" iken değiştirilebilir. Tutarsal değişiklik oluşturmayacak alanlar (Özel Kod, Yetki Kodu, İşyeri, Bölüm,Ambar Gibi) değiştirilebilir. Firma kontrol tipi "İşyeri Bazında" ise, e-fatura içinde işyeri değişikliğine izin verilmez.
• Gerçek konumdaki e-fatura statüsü sadece "GİB'e iletilecek" iken silinebilir. Diğer durumlarda silinemez; program kullanıcıyı "Durumu gerçek olan e-faturanın silinebilmesi için "GIB'e gönderilecek" statüsünde olması gerekmektedir." mesajı ile uyarır.
• Gerçek durumundaki e-fatura statüsü "GIB'e iletilecek" olduğunda, çıkartılırken program kullanıcıyı "…. tarihli …. numaralı e-faturaya bağlı irsaliyeler çıkartılacaktır." ya da "e-fatura çıkartılacaktır." mesajı ile uyarır.
• Gerçek durumundaki e-fatura statüsü "GIB'e iletilecek" olduğunda, değiştirilirken program kullanıcıyı "e-fatura üzerinde değişiklik yapıyorsunuz, kayıtlarınız orijinal e- fatura ile farklı olacaktır; devam etmek istiyor musunuz?" mesajı ile uyarır.
• Öneri durumundaki e-faturalar değiştirilebilir; ancak aşağıdaki e-fatura statülerinde değişikliğe izin verilmez.

Mühürde (Fatura Mühürde statüsünde ise, ilgili alanlarda değişiklik yapılabilmesi için faturanın LogoConnect, e-Fatura modulünde "Mühürlenecek Faturalar" kutusundan çıkarılması gerekmektedir)

Mühürlendi (Fatura Mühürlenmiş statüsünde ise, ilgili alanlarda değişiklik yapılabilmesi için faturanın LogoConnect, e-Fatura modülünde "Zarflanacak Faturalar" kutusundan çıkarılması gerekmektedir)

Zarflandı (Fatura Zarflanmış statüsünde ise, ilgili alanlarda değişiklik yapılabilmesi için faturanın LogoConnect, e-Fatura modulünde "Gönderilmek Üzere Paketlenmiş İşlemler" kutusundan çıkarılması gerekmektedir)

• Fatura Öneri durumunda iken değişiklik yapılıp kaydedildiğinde, aşağıda belirtilen statülerde kullanıcı uyarılır:

GİB'e Gönderildi (Değişikliğe izin verilir; ancak sırasında kullanıcı uyarılır: "Fatura GİB'e gönderilmiş, yaptığınız değişiklikler gerçek faturadan farklılığa sebep olacaktır. Devam etmek istiyor musunuz?")

GİB'de İşlendi - Alıcıya İletilecek (Değişikliğe izin verilir; ancak sırasında kullanıcı uyarılır: "Fatura GİB'de işlenmiş, yaptığınız değişiklikler gerçek faturadan farklılığa sebep olacaktır. Devam etmek istiyor musunuz?")

Alıcıya Gönderildi (Değişikliğe izin verilir; ancak sırasında kullanıcı uyarılır: "Fatura Alıcıya gönderilmiş, yaptığınız değişiklikler gerçek faturadan farklılığa sebep olacaktır. Devam etmek istiyor musunuz?")

Alıcıda İşlendi - Başarıyla Tamamlandı (Değişikliğe izin verilir; ancak sırasında kullanıcı uyarılır: "Fatura Alıcıda işlenmiş, yaptığınız değişiklikler gerçek faturadan farklılığa sebep olacaktır. Devam etmek istiyor musunuz?")

Kabul Edildi (Değişikliğe izin verilir; ancak sırasında kullanıcı uyarılır: "Fatura Kabul edilmiş, yaptığınız değişiklikler gerçek faturadan farklılığa sebep olacaktır. Devam etmek istiyor musunuz?")

Connect tarafından gelen e-faturaların resmi formatta görüntülenmesi için fatura browser seçenekleri arasında yer alan e-Fatura Görüntüle seçeneği kullanılır.

Connect tarafından gelen ve senaryo bilgisi olmayan e-faturalar sisteme kaydedilirken temel – ticari senaryo bilgisi ilgili cari hesap kartından okunur.

Temel / Ticari e-Fatura Senaryoları İptal Seçenekleri

Temel Fatura

• GİB'e Gönderilecek - İptal Edilebilir
• Mühürde - İptal Edilemez
• Mühürlendi - İptal Edilemez
• Zarflandı - İptal Edilemez
• GİB'e Gönderildi - İptal Edilemez
• GİB'e Gönderilemedi - İptal Edilebilir
• GİB'de İşlendi - Alıcıya İletilecek - İptal Edilemez
• GİB'de İşlenemedi - İptal Edilebilir
• Alıcıya Gönderildi - İptal Edilemez
• Alıcıya Gönderilemedi - İptal Edilebilir
• Alıcıda İşlendi - Başarıyla tamamlandı - İptal Edilemez
• Alıcıda İşlenemedi - İptal Edilebilir
• İade Edildi - İptal Edilemez
• Sunucuda İşlendi - İptal Edilemez
• Sunucuda Mühürlendi - İptal Edilemez
• Sunucuda Zarflandı - İptal Edilemez
• Sunucuda Hata Alındı - İptal Edilebilir
• Sunucuya Gönderildi - İptal Edilemez

Ticari Fatura

• GİB'e Gönderilecek - İptal Edilebilir
• Mühürde - İptal Edilemez
• Mühürlendi - İptal Edilemez
• Zarflandı - İptal Edilemez
• GİB'e Gönderildi - İptal Edilemez
• GİB'e Gönderilemedi - İptal Edilebilir
• GİB'de İşlendi - Alıcıya İletilecek - İptal Edilemez
• GİB'de işlenemedi - İptal Edilebilir
• Alıcıya Gönderildi - İptal Edilemez
• Alıcıya Gönderilemedi - İptal Edilebilir
• Alıcıda İşlendi - Başarıyla Tamamlandı - İptal Edilemez
• Alıcıda İşlenemedi - İptal Edilebilir
• Kabul Edildi - İptal Edilemez
• Reddedildi - İptal Edilebilir
• İade Edildi - İptal Edilemez
• Sunucuda İşlendi - İptal Edilemez
• Sunucuda Mühürlendi - İptal Edilemez
• Sunucuda Zarflandı - İptal Edilemez
• Sunucuda Hata Alındı - İptal Edilebilir
• Alındı - İptal Edilemez
• Kabul Edildi - Yanıt Oluşturulmadı - İptal Edilemez
• Reddedildi - Yanıt Oluşturulmadı - İptal Edilemez
• Sunucuya Gönderildi - İptal Edilemez

e-Fatura Gönderimleri / Gelen e-Faturalar / Gönder/Al İşlemleri

Uygulama içerisinden Connect uygulamasına direkt olarak bağlanmak için e-Devlet modülü kullanılır. e-Fatura ve e-Arşiv seçeneklerini içerir. “e-Fatura Gönder”, “-Arşiv Gönder” Gelen e-Faturalar, “Gönder / Al” seçenekleri tıklandığında Connect uygulamasına bağlanılır ve ilgili işlemler gerçekleştirilir.

LogoConnect’te e-Fatura

e-Fatura Konsol

Connect'e ilk giriş yapıldığında henüz sonuçlanmayan e-faturaların durumunun takip edilebileceği konsol ekranı gelir. Konsol ekranının sol alt köşesindeki parametre değiştirilerek, programa girişte konsolun açık ya da kapalı gelmesi sağlanabilir.

Konsol ekranının sol tarafı giden ve henüz sonuçlanmamış kayıtlar için ayrılmıştır:

Mühürlenecek / onaylanacak, paketlenecek / zarflanacak ve gönderilecek faturaların sayısı; gönderilmiş faturalarınızdan kaç tanesinin uygulama yanıtı, kaç tanesinin sistem yanıtını beklediği ve kaç tanesinin hata aldığı burada grafiksel ve sayısal olarak gösterilir.

Konsol ekranının sağ tarafında ise gelen faturalarınıza ait bekleyen işlemler gösterilir:

Kaydedilmeyi bekleyen işlemler, uygulama yanıtı verilmesi gereken faturaların sayısı, onay bekleyen, onaylanmış ve hata almış kayıtların tümü tek ekrandan grafiksel ve sayısal olarak izlenebilir.

e-Fatura Gönderimi

e-Fatura uygulaması ile gönderilecek faturalar e-Fatura sekmesi altında yer alan “e-Fatura Gönder” seçeneği ile hazırlanır.

"Gönder/Al" işlemiyle gelen sistem yanıtları otomatik olarak kaydedilir ve e-fatura statüleri bu doğrultuda güncellenir.

"e-Fatura Gönder" ekranlarında sağ üst köşede bulunan hızlı filtre, işlem yapılmak istenen kaydın kolayca bulunmasına olanak tanır.

İşleme tabi tutulacak kaydın sol tarafındaki kutucuk işaretlenerek, yapılan işlemin seçilen kayıt için geçerli olması sağlanır. Herhangi bir seçim yapılmamışsa, yapılan işlem listelenen tüm kayıtlar için geçerli olur.

"e-Fatura Gönder" ekranında ilgili kayda ait işlem detaylarını görmek için F7 tuşu kullanılır. (F7 bilgi ekranını yine F7 tuşu ile veya ekranın sol üst köşesindeki çıkış butonu ile kapatılabilir.)

e-Fatura gönderimi bu ekrandan üç adımda gerçekleştirilebilir:

1. Mühürle / Onayla

"e-Fatura Gönder" butonuyla ilk olarak "Mühürlenecek / Onaylancak" listesi açılır. GİB’e gönderilmek üzere hazırlanmış faturalar ve oluşturulmuş uygulama yanıtları burada listelenir.

Mühürle / Onayla butonuyla seçili tüm kayıtlar mühürlenir. Mühürlenen / onaylanan kayıtlar "Zarflanacak / Paketlenecek" browserına aktarılır ve "Zarflanacak" browserına otomatik geçilir. Mühürleme / onaylama esnasında hata alan kayıtlar için bilgi ekranı açılır ve hata alan kayıtalar, "Mühürlenecek / Onaylanacak" ekranında kalmaya devam eder.

Doküman parametreleri / e-Fatura bölümünde yer alan "Fatura Gönderiminde "Mühüre Gönder" Adımı Kullanılacak" seçeneği işaretlenirse, Mühürlenecek sekmesinin önüne "Mühüre Gönderilecek" sekmesi eklenir. Böylece faturalar mühürlenmeden önce ayrı bir sekmede listelenebilecektir; mühürlenecek olanlar "Mühüre Gönder" seçeneği ile "Mühürlenecek" sekmesine aktarılacaktır.

2. Zarfla / Paketle

"Zarfla / Paketle" butonuyla seçili tüm kayıtlar paketlenir / zarflanır. Zarflanan / paketlenen kayıtlar "Gönderilecek" browserına aktarılır ve "Gönderilecek" browserına otomatik geçilir. "Zarfla / Paketle" esnasında hata alan kayıtlar için bilgi ekranı açılır ve hata alan kayıtalar, "Zarflanacak / Paketlenecek" ekranında kalmaya devam eder.

3. Gönder

Gönder butonuyla kayıtlar gönderilir. Hata alan kayıtlar "Gönderilecek" browserında kalmaya devam eder. Gönderilecek kayıtlar "Genel" menüsündeki posta kutusunda da listelenir.

Bağlantı ayarlarında "Mühürleme Sunucuda Yapılacak" seçili ise "e-Fatura Gönder" ekranı ile sadece paketleme ve gönderim işlemleri gerçekleştirilir.

Posta Kutusu

“Gönder/Al” işlemi ile alınan tüm faturalar, uygulama ve ya sistem yanıtları posta kutusunda Gelen Kutusu ve Giden Kutusu ekranlarında listelenir.

Belgeye ait Tarih, Saat, Gönderen, İşlem Tipi, Açıklama, Belge No, Belge Tarihi, Belge Tutarı, ETTN, İş Onay Statüsü, Etiket, Senaryo, Gönderen Unvan, Zarf ID bilgileri görüntülenir.

Giden Kutusu

Henüz sonuçlanmamış kayıtlar burada listelenir. Giden Kutusu ekranı sonuçlanmayan kayıtların takip edilebilmesine olanak sağlar. Bir kaydın bu listeden otomatik olarak çıkması için üç koşul gereklidir:

1. GİB’den başarılı sistem yanıtı gelmiş olması (1. kolon)

2. Alıcıdan başarılı sistam yanıtı gelmiş olması (2. kolon)

3. (Ticari faturalar için) Kabul/ret uygulama yanıtı gelmiş olması (3. kolon)

Başarılı yanıtlar için ilgili kolona yeşil check atılır. Başarısız sistem yanıtı veya ret uygulama yanıtı için ise ilgili kolona kırmızı cross (çarpı) iaşereti gelir.

* e-Fatura tebliğine göre 7 gün için cevap verilmeyen ticari fatrualar kabul edilmiş sayılır. Bu kural dahilinde giden kutusunda “Otomatik Kabul” filtresi mevcuttur. Otomatik kabul filtresindeki kriterlere uyan faturalar otomatik olarak "Kabul Edildi" statüsüne getirilir.

Posta kutusunun özellikleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Gelen satınalma faturaları, sağ klik “Hizmet Faturasına Çevir”, “İhraç Kayıtlı Faturaya Çevir”, “Satınalma Fiyat Farkı Faturasına Çevir”, “Satış Fiyat Farkı Faturasına Çevir” seçenekleri ile farklı fatura türlerine çevrilir.
• Posta kutusunda bold yazı tipinde olan satırlar var ise belgelerin okunmamış olduğunu, kırmızı renkli satırlar var ise eşleme hatalarının olduğunu, mor renkli satırlar var ise de belgelerin onay iş akışı sürecinde olduğunu ifade eder.
• “Kaydet”, “Onayla”, “Onaya Gönder” seçenekleri bulunur. Gelen fatura üzerinde “Kaydet” butonuna tıklandığında ticari sistem ERP fatura ekranı açılır ve bu ekranda da “Kaydet” butonuna basılır ise gelen faturalar ERP ticari sisteme kaydedilir. (İş akış sürecinde olan ve eşleme hataları bulunan faturalar, iş akış süreci tamamlanmadan ve eşleme hataları düzeltilmeden kaydedilmez.) "Onayla" butonu ile belgeler “connect / onay işlemleri / kaydedilecek işlemler” bölümüne, “Onaya Gönder” butonu ile de “connect / onay işlemleri / onaylanacak işlemler” bölümlerine otomatik taşınır.
• Kırmızı renkli eşleme hataları olan faturaların eşleme hatalarını düzeltmek için Eşleme seçeneği kullanılır. Açılan ekranda eşleme bilgileri güncellenir. Bu yapılan eşleme sisteme kaydedilir; aynı cariden, eşleme yapılan aynı kodlu malzeme, hizmet, masraf vb. satırları geldiğinde bir daha eşleme yapılmasına gerek kalmaz, fatura sorunsuz bir şekilde kaydedilebilir.

Uygulama Yanıtı Gönderimi

Uygulama yanıtı gönderimi üç şekilde platformda yapılabilir:

• Connect
• Ticari Sistem
• Web (Özel entegratörle çalışılması durumunda geçerlidir)

Bunun için Connect / Seçenekler sekmesinde yer alan Doküman Parametreleri'ndeki e-Fatura seçeneği kullanılır. Sayfanın en altında yer alan Kabul - Ret İşlemi Seçenekleri uygulama yanıtının hangi platformda verileceğini belirler.

Connect

Gelen Kutusu'nda listelenen ticari fatura türündeki faturalar üzerinde F9 menüde yer alan “kabul/ret” seçeneği kullanılır. Bunun yanı sıra; fatura kaydedilmek istendiğinde "Kabul/Ret" seçeneği otomatik olarak ekrana gelir. Kabul edilen ya da reddedilen faturalar "e-Fatura Gönder" ekranında listelenir.

Ticari Sistem

Ticari sistemde e-Fatura statüsü “Alındı” olan e-faturaların F9 menüsünde “Kabul et” ve “Reddet” seçenekleri yer alır.

“Kabul et” seçeneği ile, faturanın e-fatura statüsü ““Kabul edildi - Yanıt oluşturulmadı” haline getirilir.

“Reddet” seçeneği ile, faturanın e-fatura statüsü “Reddedildi – Yanıt oluşturulmadı” haline getirilir.

Ticari sistemden yapılan “kabul/ret” işlemi karşılığında oluşan uygulama yanıtları "e-Fatura Gönder" ekranında listelenir.

Uygulama Yanıtlarının Mühürlenmesi ve Zarflanması

"e-Fatura Gönder" ekranında listelenen uygulama yanıtların mühürlenmesi ve zarflanması işlemi için ekranın alt kısmında yer alan şu seçenekler kullanılır:

1. Mühürle / Onayla

Mühürle / Onayla butonuyla seçili tüm uygulama yanıtları mühürlenir. Mühürlenen / onaylanan kayıtlar "Zarflanacak / Paketlenecek" browserına aktarılır ve zarflanacak browserına otomatik geçilir.

2. Zarfla / Paketle

Zarfla / Paketle butonuyla seçili tüm uygulama yanıtları paketlenir / zarflanır. Zarflanan / paketlenen kayıtlar "Gönderilecek" browserına aktarılır ve "Gönderilecek" browserına otomatik geçilir.

3. Gönder

Gönder butonuyla uygulama yanıtları gönderilir.

Mühürlenecek Faturalar

e-Fatura sekmesinde, "e-Fatura Gönder" butonuyla ilk olarak "Mühürlenecek / Onaylanacak" listesi açılır. GİB’e gönderilmek üzere hazırlanmış faturalar ve oluşturulmuş uygulama yanıtları burada listelenir.

Mühürle / Onayla butonuyla seçili tüm kayıtlar mühürlenir. Mühürlenen / onaylanan kayıtlar "Zarflanacak / Paketlenecek" browserına aktarılır ve zarflanacak browserına otomatik geçilir. Mühürleme / onaylama  esnasında hata alan kayıtlar için bilgi ekranı açılır ve hata alan kayıtalar, "Mühürlenecek / Onaylanacak" ekranında kalmaya devam eder.

e-Fatura Olarak İncele: Mühürlenecek faturalar listesinde F9 menüde yer alan bu seçenek, e-faturaların mühürlenmeden önce resmi formatta görüntülenmesi için kullanılır.

Zarflanacak Faturalar

Hazırlık aşamasında “Mühürle” seçeneği kullanılarak mühürlenmiş ve gönderilmek üzere zarflanacak faturaların hazırlandığı seçenektir.

"e-Fatura Gönder" ekranında Zarfla / Paketle butonuyla seçili tüm kayıtlar paketlenir / zarflanır. Zarflanan / paketlenen kayıtlar "Gönderilecek" browserına aktarılır ve "Gönderilecek" browserına otomatik geçilir. "Zarfla / Paketle" esnasında hata alan kayıtlar için bilgi ekranı açılır ve hata alan kayıtalar, "Zarflancak / Paketlenecek" ekranında kalmaya devam eder.

Arşiv (Giden)

Gönderilen işlemlerin listelenmesi ve izlenmesi işlemleri için kullanılır. e-Fatura program bölümünde yer alır. Gönderilen işlemler,

• Zarf Bazında (Çalışma Parametreleri / Bağlantı Ayarları / e-Fatura / Mühürleme sunucuda yapılacak seçili ise)
• Fatura Bazında
• Uygulama Yanıtı Bazında

listelenerek izlenebilir.

Zarf Bazında Listeleme

Bu seçenek ile zarflar listelenir ve zarflar çift tıklanarak ya da “İncele” ile açılarak ilgili zarfın içindeki belge veya belgeler görüntülenir.

Fatura Bazında Listeleme

Bu seçenek ile gönderilen faturalar üzerinden listeleme yapılır.

Uygulama Yanıtı Bazında Listeleme

Bu bölümde gönderilen tüm uygulama yanıtları listelenir.

Gönderilen Belgeler için Durum Sorgulama İşlemi

Gönderilen belgeleri sunucudaki durumlarının Connect ve Ticari Sistem'de güncellenmesi için geliştirilmiş olan senkronizasyon altyapısıdır. Senkronizasyon, gönderilen belgelerin durumları hakkında bilginin Entegratörden Connect’te iletilmesini sağlamak için Connect ile e-Logo Özel Entegratör Sunucuları arasındaki iletişim altyapısında sağlanan bir özelliktir. (Bağlantı ayarı / Bağlantı Türü: Logo özel entegratör sunucu seçili ise geçerli olur)

Bu yapının en kritik özellikler şöyle sıralanabilir:

• Gönderilen zarf ve ya faturaların GIB'deki son durumlarıyla senkronizasyonu sağlanır. GİB’e gönderilen e-faturaların GİB bünyesindeki son durumlarının Özel Entegratör Sunucuları üzerinden Logo Connect’te iletilmesi sağlanır.
• Gönderilen zarf ve ya faturaların Özel Entegratör Sunucuları son durumlarıyla senkronizasyonu sağlanır. Gönderilen e-faturaların Özel Entegratördeki son durumlarının (işlendi, mühürlendi, zarflandı vb.) Connect’te iletilmesi sağlanır.
• Connect/Gönderilenler ekranı “Durum Kodu”-“Durum Açıklaması” alanlarından zarfın/faturanın durumuyla ilgili takip yapılabilir.

Connect üzerinde durum sorgulama iki seçenek ile yapılabilmektedir.

1. Kayıt üzerinde F9 / “Durum Sorgula”: Connect / e-Fatura / Gönderilenler altında bulunan alanlarda gönderdiğiniz zarfların/e-faturaların durumunun takibi sağlanmaktadır. Kayıt üzerinde sağ klik / Durum sorgula” seçeneği tıklandıktan sonra güncelleme alınır, Durum Kodu-Durum Açıklaması alanlarından faturanın durumuyla ilgili takip yapılır. (Bu işlem ile sadece seçili olan zarf/fatura için durum güncelleme yapılır.)

2. Gönder/Al işlemi: Doküman Parametreleri / e-Fatura bölümünde “Belge durumunu otomatik sorgula” seçeneği işaretlenerek her “Gönder/Al” işlemi ile belgelerin durumlarının güncellenmesi sağlanabilir. Durum Kodu-Durum Açıklaması alanlarından faturanın durumuyla ilgili takip yapılır. (Bu işlem ile zarf / fatura durumları toplu güncellenir.)

Durum Kodu Statüleri

Durum kodu statüleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:

1. Çalışma Parametreleri / Bağlantı Ayarları / e-Fatura / Mühürleme sunucuda yapılacak seçili ise ilgili statüler alınır.

• “-1”: Belge özel entegratörlük sunucularında hata almıştır. GIB’e gönderilmeyecektir. Bu statü alındığında ilgili satır rengi “Kırmızı” olur. Durum sorgulama bitirilmelidir.
• Aşağıdaki statülerde durum sorgulama devam etmelidir. Bu statüleri alan satırların rengi “Mor” olur:

               - Henüz İşlenmedi

               - İşlendi

               - İmzalandı

               - Zarflandı

               - Henüz GIB'e Gönderilmedi

               - GIB'e Gönderildi

• “GIB’e Gönderildi” statüsünden sonra durum güncelleme sonrasında dönen değerler GIB durum kodlarıdır. (Bkz. Durum Kodları dokümanı)

               Sonuç: Başarılı & Başarısız

               Sonuç başarılı ise, ilgili satır rengi “Yeşil” başarısız ise, ilgili satır rengi “Kırmızı” olur.

               - Başarılı: Örnek durum kodları

                       - [1300: Başarıyla Tamamlandı.]

               - Başarısız: Örnek durum kodları

                       - [1150: SchemeID Niteliği,VKN -TCKN'ye eşit olan elemanın uzunluğu VKN için 10 karakter TCKN için 11 karakter olmalıdır.]

                       - [1163: Gönderilen Zarf Sistemde Daha Önce kayıtlı olan bir faturayı içermektedir.]

                       - [1181: İkilisine ait adres bilgisi bulunamadı.]

2. Çalışma Paremetleri / Bağlantı Ayarları / e-Fatura / Mühürleme sunucuda yapılacak seçili değil ise ilgili statüler alınır.

• “-1”: Belge özel entegratörlük sunucularında hata almıştır. GIB’e gönderilmeyecektir. Bu statü alındığında ilgili satır rengi “Kırmızı” olur. Durum sorgulama bitirilmelidir.
• Aşağıdaki statülerde durum sorgulama devam etmelidir. Bu statüleri alan satırların rengi “Mor” olur.

               - Henüz GIB'e Gönderilmedi

               - GIB'e Gönderildi

• "GIB’e Gönderildi" statüsünden sonra durum güncelleme sonrasında dönen değerler GIB durum kodlarıdır.

               Sonuç: Başarılı & Başarısız

               Sonuç başarılı ise, ilgili satır rengi “Yeşil” başarısız ise, ilgili satır rengi “Kırmızı” olur. Durum sorgulama bitirilmelidir.

               - Başarılı: Örnek durum kodları

                       - [1300: BAŞARIYLA TAMAMLANDI]

               - Başarısız: Örnek durum kodları

                       - [1150: SchemeID Niteliği, VKN -TCKN'ye eşit olan elemanın uzunluğu VKN için 10 karakter TCKN için 11 karakter olmalıdır.]

                       - [1163: Gönderilen Zarf Sistemde Daha Önce kayıtlı olan bir faturayı içermektedir.]

                       - [1181: İkilisine ait adres bilgisi bulunamadı.]

İlgili satır “Yeşil” renkte ise GİB’ den dönen sonuç başarılı, “Kırmızı” ise GİB’den dönen sonuç başarısızdır. İlgili satır rengi “Mor” ise de fatura GİB’de sorgulanmaya devam ediyor anlamını taşır.

Arşiv (Gelen)

Gelen işlemlerin listelenmesi ve izlenmesi işlemleri için kullanılır. e-Fatura program bölümünde yer alır. Gelen işlemler

• Zarf Bazında (Çalışma Parametreleri / Bağlantı Ayarları / e-Fatura / Mühürleme sunucuda yapılacak seçili ise)
• Fatura Bazında
• Uygulama Yanıtları
• Sistem Yanıtları

listelenerek izlenebilir.

Zarf Bazında Listeleme

Posta kutusuna gelen tüm zarflar Arşiv Gelen / Zarflar bölümünde listelenir ve zarflar çift tıklanarak ya da “İncele” seçeneği ile açılarak ilgili zarfın içindeki belge veya belgeler görüntülenir.

Fatura Bazında Listeleme

Posta kutusuna gelen faturalar kaydedildiğinde Arşiv Gelen / Faturalar bölümünde listelenir ve “İncele” seçeneği ile görüntülenir.

Uygulama Yanıtı Bazında Listeleme

Posta kutusuna gelen uygulama yanıtları kaydedildiğinde Arşiv Gelen / Uygulama Yanıtları bölümünde listelenir. Durum kolonunda belgenin durumu görüntülenebilir: "kaydedildi", "arşivlendi" vb.

Sistem Yanıtı Bazında Listeleme

Posta kutusuna gelen sistem yanıtları kaydedildiğinde Arşiv Gelen / Sistem Yanıtları bölümünde listelenir.

Onay İşlemleri

Gelen fatura ve uygulama yanıtları üzerinde yapılan onay işlemleri, Onay İşlemleri menüsünden takip edilir.

Gelen kutusu ekranında "Onayla" ve "Onaya Gönder" seçenekleri mevcuttur. Onaylanan ve kaydedilecek olan işlemler "Onaylandı" seçeneği ile; onaya gönderilen işlemler ise "Onay Bekliyor" seçeneği ile listelenir.