E-İrsaliye Nedir, Getirdiği Avantajlar Nelerdir?

e-İrsaliye nedir?

Kağıt irsaliyenin elektronik ortamda, aynı nitelik ile düzenlenmiş hali olan e-İrsaliye, 487 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe girmiş olan bir uygulamadır. Bu uygulama, irsaliyenin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde dijital olarak düzenlenmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesini kapsar.

Dijital ortamda düzenlenen e-İrsaliye kağıt irsaliye ile aynı niteliği taşır. Daha çok sevk irsaliyesi olarak kullanılan e-İrsaliye sayesinde şirketler mal hareketlerini dijital ortamda kolayca izleyebilir ve giderlerinden de tasarruf edebilir.

1 Temmuz 2018 tarihinden itibaren e-Fatura sistemine kayıtlı tüm kullanıcılara zorunlu olacak e-İrsaliye sisteminin 1 Ocak 2018 itibarı ile mükelleflerin hizmetine açılmış olduğunu hatırlatıyor ve bu yazımızda e-İrsaliye hakkındaki detayları sizlerle paylaşıyoruz.

e-İrsaliye’nin avantajları nelerdir?

e-İrsaliye uygulaması doğrudan maliyetleri azaltarak ekonomik fayda sağladığı gibi iş süreçlerindeki iyileşme ile verimliliği de arttırır ve işçilik maliyetlerinden tasarruf sağlar.

Faydalara adım adım göz atmak gerekirse;

• Zaman: İrsaliyeyi kağıt olarak hazırlamak zorunda olmayan şirketler, elektronik ortamda hazırlanan e-İrsaliye ile zamandan kazanırlar.
• Maliyet: Şirketler irsaliye basım, kargolama, arşivleme giderlerini azaltıp, iş süreçlerinin hızlanması sonucu personel çalışma verimliliği ile işçilik maliyetlerinden tasarruf ederler.
• Hız: Alıcıya anında ulaşan bilgi ile şirketler kabul, red, iade süreçlerinde hızlı mutabakat sağlar ve dijital arşivleme ile irsaliye bilgilerine hızlıca ulaşabilirler.
• Doğa Dostu: Dijital ortamda düzenlenen e-İrsaliye’ler ekonomiye sağladığı faydaların yanı sıra kağıt israfından karbon gazı salınımına kadar çevreye zarar veren pek çok unsurun azaltılmasına yardımcı olurlar.
• Entegre sistem: Muhasebe sistemlerine entegre edilen e-İrsaliye uygulaması ile şirketler tüm irsaliye sürecini tek bir yerden yönetebilirler.

E-İrsaliye’nin özellikleri nelerdir?

e-Dönüşüm sürecinin bir parçası olan e-İrsaliye’nin iş süreçlerini kolaylaştıran birçok özelliği bulunur. İşte bunlardan bazıları:

• Saklama ve yeniden ulaşabilme kolaylığı
• Gönderim pratikliği
• Raporlama kolaylığı
• Doğa dostu bir sistem oluşu
• Anında ulaşılabilirliği
• 10 yıl boyunca güvenle saklanma avantajı
  

• 
  

E-İrsaliye sistemine kimler geçmek zorundadır?

E-Fatura sistemine dahil olan kullanıcıların e-İrsaliye uygulamasını kullanma ve irsaliye belgelerini e-İrsaliye olarak düzenlemeleri zorunluluğu 1 Temmuz 2018 itibarı ile başlamaktadır. Aynı zamanda şahıs ve sermaye firmaları gönüllü olarak e-irsaliye sistemine geçiş yapabilirler.

E-İrsaliye uygulamasına nasıl başvurulur?

E-İrsaliye uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin e-Fatura sistemine kayıtlı olması zorunludur. e-İrsaliye kullanacak mükelleflerin e-Fatura uygulamasında kullandıkları yöntemi kullanmaları gerekir.

E-Fatura sistemine kayıtlı tüm kullanıcılar e-İrsaliye uygulamasına 3 farklı yöntemden birini seçerek başvurabilirler:

• Portal yöntemi: Halihazırda Başkanlığın https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp adresinde sunduğu web uygulamasını (GİB-Portal) kullanan mükelleflerin portala giriş yaparak başvurulması.
• Entegrasyon yöntemi: E-İrsaliye uygulamasına dahil olmak için Başkanlık’a hitaben bir dilekçe ve ekinde yer alan test tanım formu ile başvurulması.
• Özel entegrasyon yöntemi elektronik başvuru: Halihazırda özel entegrasyon yöntemi ile kullanmakta olan mükelleflerden, e-İrsaliye uygulamasına dahil olmak isteyenlerin, Başkanlık’tan e-İrsaliye özel entegratörlük izni alan özel entegratörlerden biri ile anlaşmak suretiyle uygulamaya katılması.

1- E-İRSALİYE NEDİR?

Kağıt sevk irsaliyesi ile bire bir aynı hukuki niteliklere sahip elektronik bir belgedir. Elektronik irsaliyenin standartları Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmiştir. e-İrsaliye kağıt olarak düzenlenen, en az üç nüsha olan sevk irsaliyesi ile aynı özelliklere ve hukuki niteliklere sahiptir ve sevk irsaliyesinin yerine geçmektedir.

2- KAĞIT İRSALİYE İLE E-İRSALİYE’NİN FARKI VAR MIDIR?

E-irsaliye, kağıt irsaliye ile birebir aynı niteliklere sahip olacaktır.

3- E-İRSALİYEYE NE ZAMAN GEÇEBİLİRİM?

E-İrsaliyeye 1 Ocak 2018 tarihinden itibaren geçiş yapabilirsiniz. 

4- KİMLER E-İRSALİYE DÜZENLEYEBİLİR?

E-fatura sistemine kayıtlı olan tüm kullanıcılar e-irsaliye sistemine dahil olabilecektir.

5- E-İRSALİYENİN E-FATURA İLE BENZER NOKTALARI 

NELERDİR?

E-irsaliye, e-faturadan bağımsız bir uygulamadır ancak e-faturada olduğu gibi, merkezinde GİB’in olduğu bir uygulama olarak hayatına başlayacaktır.

6- KENDİ DEPOLARIM ARASINDAKİ SEVKİYATTA 

DÜZENLEDİĞİM İRSALİYELERİ, ELEKTRONİK ORTAMA 

TAŞIYABİLECEK MİYİM?

Dahili sevkiyat kapasamında depolarınız arası oluşan irsaliyeleri elektronik ortamda düzenleyebileceksiniz.

7- E-İRSALİYE KULLANICILARI İÇİN YOL DENETİMİ NASIL

 OLACAK?

Yol denetimleri devam edecek ve kontrol memurları e-İrsaliye bilgilerine ellerinde bulunan tabletler üzerinden ulaşabileceklerdir. Araca ait plaka bilgisi ve şoföre ait TC kimlik numarası e-İrsaliye üzerinde yer alacaktır. Bu bilgiler ile tablet üzerinden e-İrsaliyeye ulaşılabilecek ve denetim yapılabilecektir.

8- E-İRSALİYEYE ALICI TARAFINDAN KABUL/RET 

YANITLARI VERİLEBİLECEK Mİ?

E-İrsaliye sisteminde alıcı tarafından kabul veya kısmi kabul yanıtlarının verilmesi mümkün olacaktır.

9- E-İRSALİYEYE ALICI TARAFINDAN VERİLECEK YANIT 

İÇİN BELİRLİ BİR SÜRE VAR MIDIR?

Alıcıların gönderilen e-İrsaliyeyi 7 gün içinde yanıtlamaları gerekmektedir. Yanıtlanmayan e-irsaliyeler “Kabul” statüsünde sayılacaktır.

10- HERKESE E-İRSALİYEYİ GÖNDEREBİLECEK MİYİM?

e-İrsaliye gönderimi kapalı bir sistem üzerinden ilerleyeceği için sadece sisteme kayıtlı firmalar birbirlerine e-İrsaliye gönderebileceklerdir. Taraflardan birinin e-İrsaliye sistemine kayıtlı olup diğerinin olmadığı durumlarda, e-İrsaliye kullanıcısı firma tarafından diğerine kağıt irsaliye düzenlenecektir.

11- ALICI OLARAK E-İRSALİYE KULLANICISI DEĞİLSEM 

KAĞIT İRSALİYE DÜZENLEMEYE DEVAM EDEBİLİR MİYİM?

e-İrsaliye sisteminin kullanabilmek için her iki tarafın da kayıtlı kullanıcı olması gerektiğinden, alıcı e-İrsaliye kullanıcısı değilse kağıt irsaliye düzenlemeye devam edilebilecektir.

12- İRSALİYE YERİNE E-ARŞİV FATURA 

KULLANMAKTAYIM. E-İRSALİYEYE GEÇERSEM NE 

YAPMALIYIM?

Siz ve alıcı e-irsaliye kullanıcısıysa, e-arşiv fatura dışında mutlaka e-İrsaliye de düzenlemelisiniz. Alıcı e-İrsaliye kullanıcısı değilse sadece e-arşiv fatura düzenleyerek sürecinize devam edebilirsiniz.

13- E-İRSALİYENİN KAĞIT ÇIKTISINI ALMAYA GEREK

 VAR MIDIR?

Malın fiili sevki sırasında araç içinde e-İrsaliyenin bir örnek kağıt çıktısının bulundurulması ya da elektronik olarak görüntülenmesinin sağlanması zorunludur.